Posta elettronica certificata: quali sono le caratteristiche e come funziona?
Un po’ di storia..
In principio era il fax.. e il telegramma, che venivano utilizzati per le comunicazioni tra privati e aziende per comunicare informazioni importanti che necessitavano di valore legale per certificare l’invio e il ricevimento. Il vantaggio è che erano veloci, a differenza dell’uso della raccomandata che oltre a essere laborioso andare in posta, è anche costosa. Poi è arrivata la email, che ha cambiato il modo di comunicare e “vivere” ma che non garantisce l’invio e la presa visione. La legge non gli ha mai attribuito la certezza della prova. E’ da questa esigenza che è nata la PEC, acronimo di posta elettronica certificata. Sono particolari tipologie di account di posta, forniti da grosse società certificate, che forniscono le adeguate garanzie affinché possa essere a tutti gli effetti equiparata alla raccomandata con ricevuta di ritorno.
Come fare per dare valore legale ad una Pec? Quali accorgimenti devo utilizzare?
Intanto vediamo qualche definizione
La Pec (posta elettronica certificata) è a tutti gli effetti una email, ma in più chi la spedisce riceve 2 email di conferma dal suo gestore. La prima certifica la presa in carico, la seconda certifica l’effettiva consegna al destinatario
Queste due email hanno valore legale esattamente come il timbro postale sulla raccomandata. Garantiscono l’invio e la consegna, e consentono di garantire anche il contenuto del messaggio inviato (a differenza della raccomandata). Non si può, però, risalire al contenuto degli allegati, per cui è opportuno che il messaggio “importante” venga scritto nella email.
La Pec ha valore solo quando sia il destinatario, che il mittente, utilizzano un indirizzo Pec. La Pec ha valore legale indipendentemente dal fatto che il destinatario la apra o meno.
Come faccio ad avere una Pec?
E’ sufficiente richiedere il servizio ad uno dei gestori autorizzati dall’AGID. L’elenco di tali gestori è consultabile all’indirizzo www.digitpa.gov.it. Più semplicemente vai su internet e cercane uno che vada bene per le tue esigenze.
Qual’è il meccanismo di funzionamento?
Brevemente, senza andare troppo nei dettagli tecnici, spieghiamo qual’è il sistema di funzionamento.
Il Mittente invia una Pec ad un destinatario. Il gestore del Mittente invia al mittente stesso una prova di avvenuta spedizione, chiamata “ricevuta di accettazione” o alternativamente una “ricevuta di non presa in carico” in caso di rifiuto. Il Gestore predispone una email con allegati la email originale del mittente informazioni varie relative alla trasmissione. Il Gestore del destinatario, quando riceve questa email produce la “ricevuta di presa in carico” che certifica la trasmissione tra i due gestori. Infine a suggellare la consegna della email nella casella del destinatario, viene prodotta la “ricevuta di avvenuta consegna” che viene trasmessa indietro fino al mittente.
Affinché si possa dare valore legale ad una Pec è necessario ricevere la ricevuta di avvenuta consegna. Solo il ricevimento di questa email fornisce la certezza al mittente che la posta elettronica certificata è stata consegnata nella casella Pec del destinatario, indipendentemente dal fatto che il destinatario la legga o meno, anche in caso di problemi tecnici, quasti ecc.
Si possono inviare Pec per svariati motivi, per interrompere una prescrizione, per comunicare un sollecito di pagamento, una diffida, l’acquisto di un credito da parte di una società di riscossione.
Ribadiamo quindi che è necessario conservare entrambe le ricevute del gestore della Pec, ossia la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna. Sono proprio queste le prove che andranno esibite per dimostrare l’effettivo invio della Pec che le danno quindi valore legale. E mi raccomando non pensate che stampandole e conservandole sotto il materasso possa andare bene…
Per chi è obbligatorio avere la Pec?
Da ormai qualche anno, hanno l’obbligo di possedere una Pec riguarda, i seguenti soggetti:
- le società, con obbligo di comunicazione al Registro delle imprese;
- le ditte individuali, con obbligo di comunicazione al Registro delle imprese;
- i professionisti iscritti in albi, con obbligo di comunicazione ai rispettivi Ordini o Collegi;
- le Pubbliche Amministrazioni, ovvero le Amministrazioni dello Stato, gli istituti e scuole, le istituzioni universitarie, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane.
Per i privati non vi è un obbligo. Possono richiederne una per facilitare le loro comunicazioni verso terzi.
E con questo abbiamo terminato. Speriamo di avere chiarito qualsiasi dubbio sul funzionamento ma soprattutto sulle peculiarità di questo strumento che, non avevamo ancora detto, è tipicamente italiano.
Alla prossima!